اكتشاف المفقودات

1. عند اكتشاف أي بند مفقود في الفندق يقوم الموظف الذي وجده بإبلاغ مدير الفندق
2. يقوم مدير الفندق بإبلاغ الاستقبال والاشراف الداخلي عبر الهاتف عن البند الموجود
3. يتم تسجيل جميع التفاصيل في دفتر المفقودات حسب البيانات التالية (تفاصيل البند، مكان وجوده؛ التاريخ والوقت، والموظف الذي اكتشف المفقودات)
4. ويتم إرفاق صورة للبند المفقود في حال كان من المفقودات الثمينة (النقود- المجوهرات - التلفونات – الالكترونيات – الخ)
5. يتم تسجيل التفاصيل في نظام الأوبرا حسب الخطوات التي سيتم توضيحها لاحقاً
6. يقوم مدير الاشراف الداخلي باثبات الموجودات وتفاصيلها في كشف المفقودات
7. توضع المفقودات في المغلف المخصص لذلك وتحفظ عند مدير الفندق في المكان المخصص
8. في حال المفقودات الثمينة يختم المغلف بختم خاص ويوقع على المغلف كل من مدير الإشراف الداخلي ومدير الفندق والأمن

التواصل مع الضيف

1. يقوم مدير الفندق بالتواصل المباشر مع الضيف عن طريق رقم الهاتف المسجل في نظام التشغيل PMS أو في العقد أو عن طريق الإيميل
2. يتم ابلاغه بالعثور على المفقودات، مع اتباع التحية القياسية /الستاندر بالتعريف بنفسه وباسم الفندق
3. الاستفسار بطريقة لبقة عن رقم الغرفة والاستعلام عن البند المفقود وتفاصيل الدخول والخروج للتأكد من مطابقة الشخص نفسه
4. عند التأكد يتم إعلام الضيف بتواجد البند المفقود وتزويده بالرقم التسلسلي حسب سجلات الفندق
5. الاستفسار عن طريقة إعادة البند المفقود؛ إما عن طريق خدمات البريد السريع (مع تحمل مصاريف الشحن من قبل الضيف) او الحضور بشكل شخصي للفندق لاستلامها مع تحديد الوقت
6. يتم تحديث التفاصيل في نظام الأوبرا حسب الخطوات التي سيتم توضيحها لاحقاً

عند وصول الضيف لاستلام المفقودات

1. الترحيب بالضيف واستقباله من قبل مدير الفندق والتأكيد على سياسة فنادق بودل في المحافظة على مفقودات الضيوف
2. يقوم مدير الفندق باستدعاء موظف الامن والطلب بلباقة هوية الضيف للتأكد من مطابقة الشخص للبيانات المسجلة بالعقد
3. يتم طلب تفاصيل المفقودات بلباقة قبل فتح الظرف
4. عند المطابقة تسلم المفقودات للضيف ويتم التوقيع على استلامها مع كتابة العبارة التالية ( تم استلام المذكور بالكشف كاملا بحالة جيدة غير قابلة للنقاش، والتوقيع على ذلك يعني المعرفة بالقبول ولا يحق لي مطالبة الفندق باي تعويضات كانت ماديه أو عينية)
5. نشكر الضيف على ثقته ببودل ونتمنى له يوما سعيد
6. يتم تحديث التفاصيل في نظام الأوبرا حسب الخطوات التي سيتم توضيحها لاحقاً

تحديث القيود

يتم تحديث القيود والسجلات في سجل المفقودات الورقي وتحديث البيانات في نظام التشغيل PMS واعلام الاستقبال والإشراف الداخلي والامن

مدة الاحتفاظ بالمفقودات

يحتفظ الفندق بالمفقودات لمدة اقصاها 45 يوما وفي حال عدم استلامها من الضيف يتم ارسالها بخطاب رسمي الى الإدارة الرئيسية.